―経営実務コンサルタントのシーケン社―
能力開発メールマガジン 心と技のあいだ vol.015
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【心と技のあいだ】
vol.015 2006.3.27
発行者：有限会社シーケン社 経営実務コンサルタント 谷口隆
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【【【 中村文昭さんから学ぶこと 】】】
３月２３日（木）に大阪Ｒｙｏ−ｍａ倶楽部の月例会に行ってきました。
私は会員ではありませんが、メールが回ってくるのでそれにつられて２
回目の参加でした。
前回は、中村さんが最近つるんでいるてんつくマンの映画「１０７＋１
天国は作るもの」を見せて頂きました。
今回は、最近全国行脚している中からの動きをいくつか紹介して頂きま
した。
冒頭に、昨年は３０７回の講演を行い、今日もこれから３８泊３９日の
旅に出る」ということでした。なんでそこまでするかというと、自分が影
響力のある人になって「発信力をつけたい」からなんだそうです。
そうなれば、自分の思うこと、しようとすることがマスコミに取り上げ
られたりして世の中を変えていくことが出来る、と言われていました。
それから、コンビニ（ファミリーマート）のブックコーナーにサンマー
ク出版のビジネス書が３冊並ぶことになり、出版社内で自分の本がトップ
に選ばれたと嬉しそうに言われていました。そして、２５日（土）の朝刊
を見たら、きっちりその情報が掲載されていました。
３冊とは、安田佳生氏の「千円札を拾うな」、稲盛和夫氏の「生き方」、
そして中村文昭氏の「お金でなく、人のご縁ででっかく生きろ」です。
宣伝ですが、来る５月２９日（月）ＰＭ２：１０〜いつもの守口文化セ
ンターエナジーホールにおいて、この中村文昭さんを迎えて、第７回ＣＫ
ＥＮ感動セミナーを開催します。
詳しくは次のＵＲＬをポチッとして下さい。
http://cken.net/kandosemina.html
万障繰り合わせの上、ご参加、お待ちしています。
前回のこのメルマガは、「ワークショップ」について書きました。
実践されてみましたか？
気付きの教育にはもってこいの手法なので、是非やってみて下さいね。
では、今日のテーマに行ってみましょう。
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本題に入る前に「心と技のあいだインジケータ」で今回のテーマの位置
付けを確認しておきましょう。
＜考え方の技術＞ ＜考えを行動に移す技術＞ ＜行動の技術＞
「心」→→→→→→→→→→→→→→→→→→→●→「行動」
このあたりでしょうかね。あくまでも私の主観ですので参考までに！
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＜ ドキュメント技術 ＞
１．ドキュメント技術とは？
ドキュメント（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ）とは、文書、記録、証拠等の意味で
す。ドキュメンタリーとは、証拠書類、事実の記録等のことです。
「人間は忘れる動物である」「思い出す工夫をしておけば思い出せる」
というのが私の定義です。
そうすると、何か話し合って忘れてならないことは、何かに書き留めて
おく必要が生じます。
私は、忘れ防止の対策として「記録を作成する」ことにこだわってきま
した。
私の記憶が正しければ、人間は見たものは全て覚えているんだそうです。
それは眠りかけの時のレム睡眠中に目玉がグルグル回り、脳に書き込みさ
れるというものです。（ほんまかな？）
忘れると言うことは、覚えてないのではなく、思い出せないのです。つ
まり、その書き込みされた記憶を呼び出すことが出来ないということです。
コンピュータは完璧に出来ますが、人間には出来ません。
忘れて支障のないことは忘れていいのですが、仕事や思い出などでどう
しても忘れてはならない場合はどうするか？広く他人に知らせたい、後進
に何かを伝えたい、こんなニーズにもドキュメントは必要です。
文書であれ、写真であれ、映像であれ、何かの媒体にアウトプットして
残す作業が必要です。
では、ドキュメントをいかにして残し、それを利用するかについて今回は
考えてみたいと思います。
ドキュメントには「同一品質で、残す、伝える、再現できる」と機能が
あるということを念頭において、考察開始です。
２．事前準備
まず、そのドキュメントをどの様に使うのか（アウトプット）を明確に
します。
自分だけのものなのか、公的な記録なのか？
急ぐ必要があるのか、ゆっくりでいいのか？
精度は細かく必要か？ ラフでいいのか？
誰に配布するのか？
どの様な手段（紙、メール、ＦＡＸ等）で相手に知らせるのか？
渡す媒体は、文書か、写真か、映像か？
などによって、ドキュメントの作り方が変わってきます。
つまり、まずそのあたりをきっちり押さえた上でトキュメント形式を決
めておかないと、後でえらい目に合いますので、要注意です。
準備物としては、筆記道具、デジカメ、ヴォイスレコーダー、ビデオカ
メラなどを必要に応じて使い分けます。
ちなみに、私は臨場感の中で聞こえてくることを重視しているので、ヴ
ォイスレコーダーを使いません。だから私のレポートは、谷口フィルター
が掛かっているものになりますが、それが返って喜ばれたりしています。
２．メモの取り方
個人的なメモを細かく取っている内に、徐々に慣れて公的な議事録も取
れるようになります。
メモって、面倒くさいですが、これがドキュメントの源泉です。
まず、日常のメモの取り方です。
やっぱり日記でしょう。毎日少しづつでも文字を書く習慣が必要ですね。
次に、ブログ日記などで、発信することもいいですね。コメントが返っ
てきたりすると嬉しいですよ。
ちょっとした思いつきをメモに残して、後でそれを整理することもして
みるといいですね。
私は、手帳の後半部分のメモ欄ページを利用してネタ帳にしています。
急に挨拶をさせられる時などに非常に役に立ちますよ。
もっとベーシックは、とにかく忘れない様にメモしまくることですね。
そして、それをいつも目が行く場所に貼り付け、忘れ防止にすることです。
そんな細かいメモ術が、実は、記録する習慣に発展します。それが出来
るようになると、会議やレポートのメモを取ることもたやすくなってくる
のです。
では、会議メモの取り方のポイントを説明しましょう。
決して初めから完璧に多くを書こうとしないことです。完璧に書こうと
すると、返って肝心のことを書き漏らしたり、間違ったりすることになる
ので、ゆったり構えることです。
最初は、テーマと結論さえあれば、まずは合格です。
しかし、書いているとだんだんそれだけでは物足りなくなります。テー
マから結論・結果に至る経過が欲しくなります。
その段階に来たら、徐々に内容・プロセスを記録します。
しかし、いい加減な会議などでは、話ばかりで結論がないということが
多いですよね。こういう会議は議事録担当者泣かせですね。
思い切って発言し、結論は何ですか？と、聞いてみましょう。
意外に目からウロコがポロリだったりして・・・
先日直接聞いたお話ですが、臥龍（角田）先生は、セミナーで聞いて使
えると思った部分はその場で携帯メールに書き込み、すぐ自分のパソコン
にメールされるそうです。
そうすると、それを少し加工するだけでしっかりした文章に仕上げられ
るので便利ですよと言っておられました。こんな方法でメルマガのネタを
仕込んでおられるのは流石ですね。
３．議事録について
議事録は時系列を重視します。だから、全体の進行把握が必須です。
会議の開始・終了時刻、出席者・欠席者、遅刻者・中退者・中座者、こ
とによっては、テーマ単位の進行時間記録等々が、自然にメモできなけれ
ばなりません。
初めのうちは、これらの事をメモし忘れて困ることがあります。それを
防ぐために、議事録者としての私の経験ですが、「何かあったら時計を見
る」ことです。
なぜかと言うと、「思い出す工夫をしておけば思い出せる」ということ
を最初の項であったのを思い出して下さい。
つまり、こうです。ちらっとでも時計を見ておくと、この時の休憩は何
時から何時までだったかなあと悩んでも、静かに目を閉じて思い起こすと
頭の中に時計を見たシーンが蘇ってきて、文字盤の何時何分が見えてきま
す。本当ですよ。やってみて下さい。私の経験ですから。
議事録は、テーマ主体の場合と、意見主体の場合があります。
テーマ主体型では、議事録は簡単です。基本はテーマと結論です。さら
にプロセスがあれば申し分ありません。
しかし、意見主体型は、結論がない場合があります。その時は意見の内
容と流れをメモしていかないと、記録になりません。
このケースにおいては、発言者の名前とポイントをメモしていきます。
出来るだけ私情を入れずに、ストレートに簡略化して書きます。
分からないところがあれば、会議の後、その部分を本人に聞きに行って
聞き取れなかったので教えて下さいと言えば、気持ちよく答えて頂けるの
で積極的に質問しましょう。
また、ホワイトボードの文字はデジカメで記録して下さい。
ボード文字は、その場の臨場感を端的に表せますので、できる限り議事
録に掲載するようにしましょう。
テーマが前後したり、何回も同じテーマが出てくる場合は、１つの項目
にまとめます。これは時系列を無視したことになりますが、出席者もその
部分については分かっているため問題はありません。
パワーポイントを使った場合の報告は、次の項で説明します。
４．講演レポートについて
レポートは、議事録と違い、出席者以外の方にも分かって頂かなければ
ならないという使命を持っています。この点が大きく違うということの認
識をしっかり持っていないとよいレポートは書けません。
その講演を知らない人に分かってもらうには、その講内容より先に、そ
の講演会に至る背景、経過が説明されていないと解釈しにくいということ
です。そういうコメントがレポートのトップにあって、講師のプロフィー
ルなどがあれば言うことはないでしょう。
そして、講演会場の外観やエントランス、受付などの風景が写真であれ
ばよりその講習会の感じがイメージしやすく、読み手の側に立ったレポー
トになり得るわけです。このあたりが親切の見せ所です。
そして講演記録です。
講師先生の講演スタイルにより、主に「口頭重視」「配布資料重視」「
プロジェクター重視」の３つのパターンがあります。
「口頭重視」の場合は、ひたすらメモです。たまにレポート用に講師先
生や受講者の状況をデジカメします。出来るだけ自分で撮ります。イメー
ジが流れているので、感じが統一されます。
書ききれない場合は、キーワードだけ書きます。そして、次のテーマに
移行して内容を書きます。少し間があれば、さかのぼってさっきのキーワ
ードにコメントを補完します。キーワードさえあれば、ほぼ内容は覚えて
いるので、まとめる時に思い起こして書き足します。これは訓練で出来る
様になります。
レポートをまとめる場合は、事前状況写真を配置し、講演記録を重視し
つつ、時系列を意識して講習中の先生の写真や風景を配置してレポートを
仕上げます。
「配布資料重視」の場合は、なかなか難しいです。配布資料があるので
これに頼りそうになるのですが、基本的には資料はないものとしてメモを
取ります。なぜかというと、資料があるのでメモは簡単にと安易に構えて
いると、資料以外の貴重な例え話などを聞き逃してしまうからです。
この講演レポートをまとめる場合は、配布資料が公開ＯＫの場合におい
ては、講演記録の随所に、配布資料写真を挿入します。
なぜ配布資料を写真にしなければならないかと言うと、そのレポート内
に写真で取り込んでおくと、レポートの一部として記録されるので紛失の
心配もなく、資料だけが一人歩きすると言うこともないからです。
次に「プロジェクター重視」の場合です。記録の取り方は一緒です。
おもにパワーポイントを使用しての説明になると思いますが、注意すべ
きは、そのデータが公開可能かどうかです。
可能な場合は、そのデータが講師先生から頂けるかどうかです。
頂くことが出来る場合は、それをレポートの随所に効果的に貼り付けれ
ば最高です。撮影したスクリーン写真を使用する場合は写真の精度が問題
になります。
この場合、良く練習しておかないと、薄暗い中での撮影はなかなか難し
いものですので、事前練習が必要です。フラッシュをＯＮするとボヤっと
なるし、ＯＦＦのままだと暗いし、、、
このケースのレポートまとめは、データが多くなる傾向があるので、出
来るだけ効果的なデータ（写真）を使用し、後は記録文でつなぐというス
タイルが良いでしょう。
データ量としては、１ＭＢ以内に収めることにしましょう。
あまり大きいサイズのレホートを作ってしまうと相手先のメールＢＯＸ
が一杯ですとメッセージが返ってくる場合があるので気を付けましょう。
５．見学会レポートについて
見学会のレポートは、写真重視がよいでしょう。
出来れば準備段階からドキュメントを残し、最終まで満遍なく記録する
ことがキモです。
見学先の方の講話はもちろんのこと、移動途中での良い話や、会話のメ
モも有効的です。
全体がストーリーとして流れていることが大切です。
写真は、全員の集合写真は必ず入れます。そして、懇親会などではカメ
ラ視線でのグループ写真を多く取ると、良い雰囲気のものが出来上がりま
す。
写真を編集する時に、吹出しをつけたりするとより一層効果的です。
６．ドキュメント活用術
作成した議事録は、その会議の出席者に配布します。部外者には配布で
きません。取り扱いは要注意です。特に幹部会クラス以上の議事録は、未
公開の機密情報が含まれている可能性があるので、十分気を付けましょう。
逆に、公開すべきはどんどん公開し、情報共有に心がけます。
情報は血液です。どんどんフレッシュな情報を提供し活性化しましょう。
レポート類は、内々のものと発信可能なものに区分されます。
内々のみに配布すべきものは、その関係者にきっちり届くようにします。
一般への発信可能なものは、コピーやメールなどを利用して、どんどん配
布しましょう。喜んで頂ける事、請け合いです。
７．最後に
今回は、今までと一味違う内容だと思いますが、どうでしたか？
私は昔、議事録を書いて親会社に送ったところ、そこの上司の方が私の
議事録をチェックされて、真っ赤っかになって校正された議事録が送り返
されてきました。
「なんでやねん！」とメチャクチャ腹が立ちました。
しかし、その時学びました。「注意してもらわないと分からないことが
ある。」貴重な体験でした。
その時依頼、俄然ドキュメントに本気に取り組むことになりました。
私は長年の経験から「ドキュメントを制する者は、その場を制す」とい
う信念を持っています。
なぜかというと、ドキュメントを作っていると、やがてそこに情報が集
中するようになってきます。
「あれはどうなった？」「これお願いします！」なんてなことが当たり
前になってきて、やがて全ての機能がそこに集約されてきます。
そうなると、面白いことがおきます。
そうです。
結果的に。みんなの輪の中心にいる様になるのです。
これが今の私のポジションになっています。
是非、皆さんも頑張って、ドキュメンターになって下さい。
出来たドキュメントを送って下さい。楽しみにしています。
８．次回案内
では、次回の案内です。
次回は、「情報整理とファイリング」です。
これで困っている人が多いですね。
すっきりとさせますよ。
では、次回もお楽しみに！
ではまた次回お会いしましょう！
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トプロジェクトに参加しています。（主催＝株式会社ゆうむ）
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●編集後記
私のオフィスは西向きの２階の部屋なのですが、窓の下からカタカタ
音が聞こえてきます。なんだろうと思って窓を開けて下を見ると、家内
が庭の一部を花壇にしています。
家内は、若い時はまったくの花おんちで、庭は荒れ放題でしたが、近
所のおばちゃんが世話をしてくれて、そのおばちゃんから花についての
知識を教わり、立派に花を咲かせることが出来ました。
それ以来お花に目覚めて、今は一人前の花咲おばちゃんです。
この様に、教えて頂くことって、とってもタイムリーなわけですよね。
私としても、今となっては教える側の歳にもなってきたので、どんど
んアウトプットしていこうと思ってこのメルマガを書き続けています。
お役に立っていますか？
是非、感想などお寄せ下さいね。
ではまた次回、お会いしましょう。
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