―経営実務コンサルタントのシーケン社―
能力開発メールマガジン 心と技のあいだ vol.016
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【心と技のあいだ】
vol.016 2006.4.10
発行者：有限会社シーケン社 経営実務コンサルタント 谷口隆
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【【【 情について 】】】
最近、『国家の品格』という本を読みました。
今の世の中、本来日本人が持っていた大切なものをどこかに忘れさり、
論理と合理性の中だけになってしまった。この本は、国家の品格、個人の
品格を取り戻し、すべての日本人に誇りと自信を持つ様に警鐘を鳴らされ
ています。
その中で、岡潔（おかきよし）という著名な数学者の先生の話が出てき
ます。岡先生は３０年くらい前に亡くなられているのですが、その遺志を
次いで継承されている方からお便りが届きました。
そのなかの岡先生の印刷物を読んでいると、「人には情というものがあ
るから信頼できる。情は、知や意のすすめによってする。人に情というも
のがあるが故に道徳というものが存在し得る。日本人にはその情という感
覚が元々備わっているのだが、その自覚がないものだから知や意の働かし
ようがない。情が大事であるということを認識・自覚して、学校教育、家
庭教育を変えなければいけない。」と書かれています。
ビシッときますね。
何かの巡り会わせとは思いますが、今これを勉強しろと言われているみ
たいです。
今、世間では「心の時代」と言われていろいろな取り組みをしています
が、本来ここまで深く考えてやっているでしょうかねぇ？
ということで、私もこの「情」「情緒」を前提にして、その心を教えて
行く様にしたいと思います。「ラストサムライ」という映画でも、そんな
ことをテーマにしていたと思います。
ということで、皆さんも個人の品格を確立し、優しい人になって下さい。
さて、前回のこのメルマガは「ドキュメント技術」について書きました。
お役に立ちましたか？
では、今日のテーマに行ってみましょう。
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本題に入る前に「心と技のあいだインジケータ」で今回のテーマの位置
付けを確認しておきましょう。
＜考え方の技術＞ ＜考えを行動に移す技術＞ ＜行動の技術＞
「心」→→→→→→→→→→→→→→→→→→→●→「行動」
このあたりでしょうかね。あくまでも私の主観ですので参考までに！
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＜ 情報整理とファイリング ＞
１．はじめに
今我々が受け取る情報は膨大なものがあります。
その中から自分の欲しい、意図するものをセレクト／チョイスするには、
それなりの選択眼と情報整理の技術が必要です。
すぐに使う情報はストックする必要はないでしょうが、後で使用したい
とか、一時保管しておくというという場合にはファイルしておく技術も必
要です。
ホッパー図でいうと、インプット＝各種入手情報、プロセス＝ファイリ
ング、アウトプット＝資料活用ということになります。
ではそれぞれの項目について考えてみましょう。
２．各種入手情報
入手する情報の形式別に整理してみましょう。
(1)紙媒体（メモ、コピー、ＦＡＸ、書籍、新聞、雑誌等々）
(2)生活媒体（ＴＶ、ラジオ、電話等々）
(3)電子媒体（メール、メルマガ、ホームページ、ブログ、映像・画像・
音声データ等々）
(4)メディア媒体＝ＦＤ、ＣＤ、ＤＶＤ、ＨＤ、ＵＳＢメモリ、メモリー
カード、カセット、ビデオテープ、等々）
(5)五官（視覚、聴覚、嗅覚、触覚、味覚）
入手媒体において、それぞれ情報格納方式（ファイリング）があります。
媒体を絞り込むと、最終的には紙かコンピュータかメディアかというこ
とになるので、そのファイリング＆活用方法についてまとめてみましょう。
３．ファイリング（紙媒体）
Ａ．大区分の整理整頓（セパレーション）
今ここに、紙資料の塊があったとします。
まず何から手をつけますか？
その前に、整理整頓という言葉がありますが、それを説明すれば答えが
見つかるでしょう。
「整理」とは必要な物と不要な物に区分することで、「整頓」とは取り
出しやすいように並べることです。
そうです。まず、「整理」です。必要・不要を分けるのです。
この段階で、優柔不断な人は困ります。資料をほかせないのです。
保管スペースに地価があるとすれば、デスク周りは都心です。倉庫は地
方です。特にデスク周りに置く物は少なくして家賃を少なくする必要があ
ります。不要品は地方に置くことです。
つまり、区分できないということはそれだけで費用を無駄遣いしている
ということです。
どうしてもほかせないという人には、奥の手があります。不要だと思う
けどほかせないという物はダンボール箱に詰め、まずデスクの下におきま
す。やっぱり必要だったという時にはそこから復活させます。
１〜３ヶ月たっても使わない物があります。それはもう不要品です。と
いうことで倉庫の隅に追いやります。
必要という資料については、次の大区分インデックスの例を参考にして
分けていきます。
＜年間計画、議事録、レポート、給与規定・就業規則、評価規定、社内
規定、技術、教育、販促企画、外部情報＞等々
これ以外のインデックスがあれば当然追加して下さい。
ここまで、ＯＫですか？
Ｂ．小区分の整理整頓（セレクト＆ソート）
上記で出来たと思ってはいけません。普通はそこで止めてしまいますが、
ここからが勝負です。
次は、上記で大区分された資料の１つの山を取り上げます。
この資料の山を再度上記と同じ様な方法で小区分します。
小区分も発生ごとに仮タイトルを作って資料分けしますが、小区分まで
インデックスするとファイルがインデックスだらけになるので区分の時だ
けに使用します。
この時のポイントは、意味を持って並べることです。自分が関連して想
像しやすい形で区分し、その資料を検索して引き出す時に、自分なら多分
ここにファイルするだろうなという感じで位置づけます。
古い資料は下に、新しい物は上に積んでいきます。
Ｃ．製本
この様に大区分された資料の山が８つ出来たとしましょう。
これを綴じなければなりません。
私は「ＫＩＮＧ ＪＩＭ No.１４７５」５ｃｍ厚の自立型ファイルを
使用しています。これは２穴のパイプファイルで、途中からの抜き差しが
容易なので、これを愛用しています。
フラットファイルといわれる紙ファイルは、少しの資料や一時的に使う
のには適していますが、量が多くなると使えません。
クリヤーシートファイルは、原稿や写真を管理するのにはいいでしょう
が、これまた大量の資料をファイルするには向いていません。
パイプファイルにはカラーのインデックスページが付いています。それ
を利用して、上記で区分した大インデックスを書きます。
そして、年間計画や議事録を上にしてファイルしていきます。
中身がファイル出来たら背表紙に大きな字でファイル名を書き入れます。
最後に、表紙の裏にファイルした日付を入れて完成です。
４．ファイリング（コンピュータ）
メールのソフトは各種あるみたいですね。私はオーソドックスにアウト
ルックエクスプレスを使用しています。
アウトルックは、保存ファイルを作るときに読みの順番に並ぶので、よ
り上位に位置づけたい場合は、ファイルネームの先頭に「１〜９」までの
数字やスペースを付けるなどして工夫しています。
メルマガは、登録すれば自動的に送ってきます。しかし、やたら登録す
ると読むのに大変です。有効な記事があれば、その回のメルマガを保存用
ホルダーに移動するか、その部分だけコピーして、ワード文章に貼り付け
て別管理しています。これが結構役に立ちます。初めの内はいろいろなメ
ルマガを一杯とって見るようにしましょう。その内、自分の欲しい、自分
にマッチしたメルマガが見つかるでしょうから、それに絞り込んでいくと
いうことにしましょう。
ホームページの場合のお気に入り登録すると、そのアドレスはショート
カットキーとして、My DocumentのFavoritesというフォルダーに保存さ
れます。
私は、よく見るホームページやブログはデスクトップにフォルダーを１
つ作り、その中にそのショートカットキーのコピーを入れています。そう
すると、自分の好きなホームページ／ブログヘすぐに飛ぶことが出来ます。
非常に便利です。
映像・画像・音声データは、ボリュームが大きくなるので、気をつけな
ければなりません。出来れば、ＣＤやＤＶＤに保存して、本体のＨＤ（ハ
ードディスク）の容量を軽くしておきましょう。
ＨＤの容量を見るには、マイコンピュータ〜ローカルディスク（Ｃ）を
シングルクリックして、いつも気にする様にしましょう。空き容量がある
様に見えますが、実際にはワークエリアを広く使うので、こまめに次の処
理をしましょう。
＜スタートキー〜プログラム〜アクセサリー〜システムツール〜ディス
クデフラグ＞
空き容量が少なくなったり、動きが鈍くなったりしてきた場合などもこ
れをすれば、連続した空き容量を確保してくれるので、サクサク動く可能
性があります。
作成したファイルは、圧縮格納を心掛けます。
画像編集の中間ファイルは桁外れにボリュームを食います。だから、こ
れで編集が完了した、もうこれ以上触らないという時点で、ＪＰＥＧファ
イルなどに圧縮してしまいます。５〜１０分の１くらいにデータボリュー
ムが圧縮されます。
また、写真を相手に送る時は、あまり大きなファイルを送ると相手のメ
ールＢＯＸが満杯になったりして受けてくれないことがありますので、適
度な大きさに調整する必要があります。
小さい写真なら５０〜１００ＭＢ、大きくても２００〜３００ＭＢあれ
ばきれいな写真が送れますので、それまでサイズを小さくして送ります。
サイズを小さくするには、私はフリーウェアのＶＩＸを使っています。
ＵＲＬで「ＶＩＸ」と入力して検索すれば出てきますので、それをダウン
ロードして下さい。使い方は意外に簡単ですのでやってみて下さい。
５．ファイリング（メディア媒体）
特に重要なのが、コンピュータを買い換えたりした時のソフトやドライ
バーの再インストールですね。今は大概ＣＤですので、この分のディスク
は固めて置いておくようにしましょう
その他、映像・画像・音声などのＣＤ・ＤＶＤは、別に固めておきまし
ょう。
ＵＳＢメモリーカードは、非常に便利です。是非１つは持っておきまし
ょう。なぜならすぐにその場でデータをもらうことが出来ますからね。
デジカメ、携帯電話などに入っているメモリーカードのデータをパソコ
ンに取り入れるには、カードリーダーライターが便利です。今は１台にい
ろいろなカードに対応した形のスロットがあり、ＵＳＢでつながりますか
ら、簡単に取り込めます。
６．活用方法
今や情報の入り口も、プロセスも、ファイリング方法も多種多様になっ
ており、それをいかに活用するかに掛かってきています。
探す帳票・データが瞬時に出てこないと、よく出来たファイリングとは
言えません。
保存したデータが探せないのでは、保存していないと同じです。いや、
それより性質が悪いです。探す時間のロスを考えてみて下さい。
ということで、自分の信じることが出来るファイリングをして下さい。
ファイルから出したデータは必ず元のあった場所に返します。必ずです。
これはその資料があった場所を画像として自分が認識しているイメージを
壊さないためです。この辺にあったよな？ってまったく整理整頓しない人
が覚えていることがありますよね。あれば画像認識です。
それからファイルのメンテナンスですが、常に必要です。
そうしないと、新旧データがごっちゃになり、訳の分からないことにな
ります。新データを入れた場合、旧データを残す必要がある場合は、新デ
ータに必ず日付を記します。
入れ替えする場合は、旧データの文面をチェック（重要なことを追記し
ている可能性があるので）して廃棄します。
ファイルが一杯になった場合は、予備のファイルに移すか、表紙だけの
厚紙を作って、綴じ紐でくくるということをしています。
なかなか資料はほかせないですが、議事録等の古いものは、データとし
て残っている場合は廃棄してもいいでしょう。
ファイルは生き物です。
常にメンテナンスを心掛けましょう。
７．最後に
今回は、ディテイル（詳細）でマニアックな内容になってしまいました
が、今どきはこれくらいは分かる人が多いでしょうから、理解してくださ
いね。
前回はドキュメントの作成方法、今回はそのファイリング方法について
説明しました。
情報収集は何気なく集めても駄目です。いつもアンテナを張って、自分
の意図する情報をつかむようにして下さい。
情報はアウトプットすることによってまた入ってきます。
皆さんも、今日の内容を参考にして、快適なファイリングをして、すっ
きりした情報管理をして下さいね。期待しています。
８．次回案内
では、次回の案内です。
次回は、「効果的報連相」です。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）が上手く行かなくて困っている人が
多いのではないでしょうか？
そんな問題点について考察してみます。
では、次回もお楽しみに！
ではまた次回お会いしましょう！
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生きた（ＡＬＩＶＥな）サロン作りをサポートするためのサロンサポー
トプロジェクトに参加しています。（主催＝株式会社ゆうむ）
いよいよプログラムも完成し、美容と経営に広告が出ました。
Owner's Satisfaction
OS：オーナーが仕事（経営）を喜んでしています。
Employee's Satisfaction
ES：キャストがワクワクして仕事をしています。
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CS：ゲストは店に来ることを楽しみにしています。
どんなプログラムか興味のある方のためにＵＲＬを公開します。プログ
ラムがサーバー上にあるので、自分のパソコンで試用出来ますよ。
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ID : demo Password : demo
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業界初のWEBアプリケーションという仕組みで構築しています。
詳しくは、「株式会社ゆうむ」に「CKENメルマガを見ました」と言っ
てお問い合わせ下さい。(株)ゆうむ TEL０７８−３２５−３９１５
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●編集後記
今が、桜満開の日本列島ですね。
桜にまつわるエピソードもいろいろありますが、身近なところでは、咋
日、歩いて５分の松下電器歴史館と新しく出来た「さくら広場」に行って
きました。
歴史館では、松下幸之助翁が愛用していた机と椅子に座って記念撮影し
ました。経営の神様と席を同じくして感慨ひとしおでした。
昔、松下電器の下請けで働いていた時は、コストダウンと言って加工費
を下げられることがしばしばあり、下請けいじめと思っていました。
今もそうなのかもしれませんが、さくら広場を見て認識が変わりました。
こんな立派な公園を市民に無料開放しているからです。
造園費や維持費は別会社がやっているので費用が掛かるでしょうから、
大変な出費ですが、市民サービスということで社会貢献していますね。
自分には、こんな大きなことは出来ませんが、私のご縁のある人達には
もっともっと日々貢献するという気持ちでやっていきます。
毎年毎年、平和の桜が咲く様に願っています！！
是非、感想などお寄せ下さいね。
ではまた次回、お会いしましょう。
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