―経営実務コンサルタントのシーケン社―
能力開発メールマガジン 心と技のあいだ vol.027
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【心と技のあいだ】
vol.027 2006.10.9
発行者：有限会社シーケン社 経営実務コンサルタント 谷口隆
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【【【 カウンセリング 】】】
９月２５日、無事感動セミナーは終了しました。
関係スタッフ、講師の先生からも過分な応援メッセージを頂き、本当に
ありがとうございました。
これからもみんなのお役に立てるＣＫＥＮである様、努力していきます
ので、応援よろしくお願い致します。
さて先日、大阪交野市のＭサロンさんから案内を頂き、大野勝次先生の
カウンセリング講習を受けに行ってきました。
大野先生は、東京吉祥寺のラッシェルというサロンのディレクターで、
今まで２０００回以上のカウンセリング講習をされてきたという大ベテラ
ンの凄い方です。
森脇さんも大野さんも、ウッディチキンの仲間で、そのつながりでの講
習依頼と言うことになったわけです。
その講習の中で私が一番印象に残ったのは、カウンセリングではお客様
の要望を聞くことが一番であるということでした。
当たり前のことの様ですが、その聞き方が面白いのです。ラッシェルで
はスタイリストではなくアシスタントが聴きます。
なぜか？ それは、スタイリストが聴くとお客様の要望に対し、今の自
分の出来ること出来ないことを自動的に判断してブレーキを掛けてしまう
ので、充分聴き取れないし、お客様も気を遣って言えないということです。
アシスタントだと、お客様の言われることをそのままストレートに聴く
だけです。アシスタントにとってはお客様が望まれることは、スタイリス
トが出来ようが出来まいが知ったことではないので、ただひたすら聴くの
みです。またお客様はアシスタントだから気を遣わず自由に発言されるの
です。
そして、スタイリストは、そんなわがまま一杯の「そんな無茶な！」と
いう内容の報告をアシスタントから受けることになります。
スタイリストはお客様からのリクエストに応えるのが仕事ですから、出
来ないと言えない。ですから、自分の持っている技術を駆使し、チャレン
ジしていかないといけない事になります。
大野さんはこれを「崖っぷちカウンセリングといいます。そこにスタイ
リストの成長があるのです。」と言い切ります。いわゆる有言実行ですね。
このカウンセリングの聞き出し方は、なかなか理にかなっているような
気がします。
本人に正面切っては言いにくいことも、他の人には言えるものです。な
かなか心理を読んだテクニックですね。
ヘアー作りのカウンセリングってもう本当に心理学です。まだまだ奥が
深く、勉強することがありそうです。
大野先生、気付きをありがとうございました。
さて、前回は「コンピテンシー」について書きました。
自店のコンピテンシーを作り、評価をきっちりして支援体制を整え、よ
り成長を促すサロン作りを目指して顔晴って下さい。
では、今日のテーマに行ってみましょう。
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本題に入る前に「心と技のあいだインジケータ」で今回のテーマの位置
付けを確認しておきましょう。
＜考え方の技術＞ ＜考えを行動に移す技術＞ ＜行動の技術＞
「心」→→→→→→→→→→→→→→→→→→→●→「行動」
このあたりでしょうかね。あくまでも私の主観ですので参考までに！
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＜ 議事録の書き方 ＞
１．はじめに
本メルマガの第１５号「ドキュメント技術」の項目で議事録についても
書きましたが、もう少し詳しく説明して欲しいということで、今回はその
リクエストに応えて議事録のディテイル（詳細）について説明しましょう。
そのときの内容と少しかぶると思いますが、お許し下さい。
その前に余談を少しばかり。私の議事録歴は少々長いです。
昭和５１年〜５３年にかけて、当時勤めていた製造会社で品質管理を任
されることになり、ＴＱＣ運動を展開しました。その時から、議事録を取
り続けています。
なぜか、記録に執着するんですよね。何ででしょうね。自分でもここま
でこだわるのは不思議です。
多分、後付ですが、「その時点のことを大切にし、尊重し、時間に流さ
れない自分と言うものを大切にしている！」ってな感じでしょうかねぇ。
ざっと計算してみましょう。１回の議事録で平均２ページ、１週間に３
回議事録を書くとすれば次の式で、書いてきた枚数が計算できます。
５２週×３回×２ページ×３０年間＝９３６０ページ
この実績を元にして、さて説明開始です。
２．議事録の機能
議事録は何のために作成するかと言うことを、まず良く理解する必要が
あります。
議事録とは、その会議の内容を書き留める（文書にする）ことです。
議事録の役割・機能としては、「当日の証し」「再確認時に利用」「出
席者・欠席者・知らせるべき人への情報の共有」「宿題の確認」等です。
それらの要件を満たしているものにしなければ満足な議事録とは言えま
せん。常にこれらを念頭において、議事録作成に努力します。
３．議事録用紙に付いて
議事録は一定のフォーマット（様式）がある方がベターです。
毎回違う様式だと、イメージが湧かないからです。もっと言えば、専用
の様式、例えばマークなどをタイトル部に付けておけば、一目でそれと分
かるので良いでしょう。
私が使用しているフォーマットは、自分で作ったものですが、次の項目
から出来ています
まず１ページ目のヘッダー部です。
１行目、ページの表示。全体が何ページでこのページは何枚目かを表し
ています。Ｐａｇｅ１／２は、２ページあるうちの１ページ目ということ
を示します。
２行目、《議事録》の文字です。その右には記録者の氏名を書く欄があ
ります。
３行目、会合名のタイトルです。「○○サロン幹部会」という感じです。
その右にその会議の個別回数を記入する欄があります。さらにその右に通
算回数を書く欄があります。個別回数は、この場合は幹部会の回数です。
通算回数はそのサロンが他にも議事録を作成している場合は、サロンとし
ての通番を書きます。
４行目は、開催日時です。開催日、曜日、開始時刻〜終了時刻を記入し
ます。
５行目は、出席者です。定例メンバーで出席した者の名前を書きます。
顔見知りで定例になっている場合は役職・敬称は省略可です。次に欠席者
は「欠席者：○○、○○」として記載し、絶対に省略してはいけません。
複数行にわたる場合は、行を増やしても構いません。出席メンバーが多い
場合は「出席者は本文に記載」として、この欄への記入を省略しても構い
ません。定例メンバー以外に特別出席者がいる場合も記入します。次に遅
刻・中座、早退の場合の記入方法です。遅刻者は（１９：３０〜）、早退
は（〜２０：３０）と記します。中座は（中座１９：３０〜２０：３０）
と書いたほうが分かりやすいです。出席者の状況を把握するのは相当難し
いですよ。議事の方に気を取られて、遅刻者の参加時刻などうっかり見過
ごすということがよくありますので、要注意です。
６行目は、開催場所です。
７行目は、配布資料です。紙のサイズとページ数を書きます。（Ａ４−
Ｐ２）と書けば、Ａ４サイズの紙が２ページ配布されたことを示します。
８行目は、前回開催日です。定例会議なら前回の開催日があるのでそれ
を記載します。その右に前回の個別回数と通算回数を併記します。
９行目は、配布先です。出席者以外に特別配布する必要がある時にこの
欄に記入します。
以上のヘッダー部は、罫線で囲っておきます。
次はボディ部です。
ボディ部は、本文を書くところですが、右端の２文字ほどを記入禁止エ
リアにしてに宿題マークを付けるところとします。こちらは本文エリアと
宿題エリアを罫線で区切って示します。この宿題マークは後ほど説明しま
す。
次に２ページ目のヘッダー部です。
１行目に、会議の名称、個別回数、通算回数とページを書きます。
ボディ部は、１ページ目と同じです。
では、記録の取り方のポイントを説明します。
４．記録方法について
記録の方法は各種あります。
口頭発言をその場で筆記する方法、ボイスレコーダーまたはビデオカメ
ラで記録して後から文字起こしする方法、パソコンにダイレクトに入力し
ていく方法などがありますが、それぞれ一長一短です。
筆記方法の長所はメモを取りながらその会議にも参加できます。短所は
全てを筆記仕切れないところです。
ボイスレコーダーの長所は、その場の会議に完全参加できます。しかし、
後から聞き直して文字にする作業に時間がかかります。
パソコン入力方法の長所は、その場で議事録が仕上がるというスピード
感は最高ですが、会議に参加・集中できないというのが最大の欠点です。
とまあ、いろいろ考えるのですが、最高のパターンは、その場で書いた
メモがそのまま議事録になれば良いですよね。
ということで、その解決策として最近は、ホワイトボードへの詳細記入
〜デジカメ撮影〜清書時にそれを貼り付けるということがマイブームにな
っています。
５．会議別のポイント
商品開発会議、企画会議などの場合、誰が何を言ったかと言う記録より、
どんなプロセスで結論に至ったか、その企画内容とはどんなものかと言う
ことがポイントになります。
プロジェクト会議では、計画のフォローとこれからの日程調整、実行計
画が主になるでしょう。
サロンの全体ミーティングでは、全体の動きを調整するために反省と目
標設定が不可欠です。
幹部会では、反省、今後の計画と責任分担などがはっきりしないと記録
が出来ません。
いろいろな会議がありますが、これらのポイントを押さえて、どの様に
記録を書くことが一番適切かを事前に考えておくことが大切です。
６．メモの取り方
では、メモの取り方を具体例に説明します。
まず、今何のテーマについて話しているかと言うタイトルの把握が大切
です。これがはっきり分からないと、結論は何なのかを聞き逃してしまい、
分からなくなります。
ホワイトボードに本日の議題（タイトル）を書きます。が、これ以外に
横道にそれることが多くあります。しかし、関連事項なのですぐに元に戻
せない場合は、横道にそれたなりのテーマ（タイトル）を仮に付けます。
何に付いて話しているかが最重要です。そして、その内容をメモします。
初心者でも、ベテランでも全部の記録を取れるわけがありません。また
取る必要もありません。
だから、まずエッセンス（キーワード）を書き取ることです。この人は
何を言いたいのかさえ分かれば、その時点で本人が発言したキーワードを
書き取ることです。それは最初はしんどい作業かもしれませんが、徐々に
慣れてきます。それが出来るようになったら側の言葉も付け加えて行けば
良いのです。
谷口さんは速記をしているのですか？と聞かれるのですが、全然そんな
ことありません。普通の字です。早書きするので、誰が見てもそれが文字
であることが分からないくらいですが、、、。
字のきれい汚い、丁寧雑いは関係ありません。要するに、後から清書す
る時に思い出せさえすれば良いのですから。
不思議なもので、キーワードさえあれば後は思い出すものです。思い出
せないというのは、キーワードごと忘れるからです。これは長年の経験で
間違いありません。
実際に仕事がたまって、２週間くらい後に書く議事録でもキーワードさ
えあればほとんど再現できます。
「人間の脳は全てを覚えている。再現できないのは、それを思い出すこ
とが出来ないだけである。」ということを聞きます。ということで、その
思い出すきっかけが、議事録のキーワードなのです。
慣れてくると、できるだけ注意深く聴き、そのキーワードを細かくして
いきます。そうすることで、詳細な議事録が出来上がります。
ホワイトボードを使う方法が初心者にはいいかも知れません。
記録者は進んでホワイトボードに会議の経過を記録していきます。それ
は参加者にもボードに集中させることにより、かなりのよい効果が期待で
きます。ボード会議の可能性を今後はもっと拡大して行きたいですね。
ボードに書かれた文字をデジカメで撮影して、議事録に貼り付ければ、
一石二鳥です。
パワーポイントを使用しての会議などでは、記録が逆に難しくなります。
多分、口頭で説明される部分がチェックポイントだと思われるので、ス
ライドを無視し、説明部分を中心にメモします。
そして、後からパワーポイントのデータをＪＰＥＧ（データ圧縮方式）
にして作者から頂き、議事録に貼り付ける方法がベターです。
７．清書にあたり
本文最初の部分に、前回から今回までの間に、特別残しておきたい動き
があった場合は、「●経過」として特別記載することが良いでしょう。
本文の清書ですが、検討議題はタイトルとして「１．２．３．〜」の番
号を付けて目立つ様にします。
５〜６文字下げで中項目のタイトル、そして、さらに５〜６文字下げて
詳しい内容の小項目を記載します。
中項目と小項目は「・」中点を行頭に打ってから書き出します。場合に
よっては、＜ ＞などで中項目を強調することも良いでしょう。
ホワイトボート写真や参考資料の写真なども入れると分かりやすいです。
特にボード写真は、当日の会議のものですので、臨場感がそのまま伝わる
ので多用して下さい。
特に、宿題として明確になっている部分に付いては、右端の空白部分を
利用して、宿題（１）（２）（３）のマークを付けておきます。欠席者は
自分に関係する宿題マークは特に気を付けてチェックします。
清書は２〜３日以内、遅くとも１週間以内には書き上げましょう。
８．配布にあたり
コピー配布の場合。大抵の資料は左綴じですので、左上部にホッチキス
と８ｃｍの２穴綴じ穴を開けておくようにします。
メールでの配信は、定例会議の場合、宛名をグルーピングしておくと一
斉にメールが出せるので便利です。
９．最後に
議事録は、記録でもあり情報源です。
議事録を上手く活用することにより、会議の生産性を高めるようにしま
しょう。
また、未公開の話などが織り込まれた議事録の扱いは、特に注意が必要
ですので、予め配布方法、保管方法を打ち合わせておきましょう。
１０．次回案内
では、次回の案内です。
次回は、「企画書の書き方」です。
メルマガNo.１９で企画開発技法をテーマにしましたが、これも今回と
同じ様に企画書の書き方に付いて詳細を教えて欲しいというリクエストが
あったので、このテーマについて書いてみます。
次回もまたお役に立てるメルマガを目指して、作文します。
応援よろしくです。
ではまた次回もお会いしましょう！
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私は、株式会社ゆうむが主催する繁盛サロンを支援するためのサロンサ
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【ＣＫＥＮシーケンオーナー塾】紹介 ＜ＷＥＢ版＞
東大阪市、美容材料ディーラー(株)三鷹（ミタカ）のホームページのサ
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毎号の情報には、実践に役立つサンプル資料も用意しています。
是非このメルマガ同様こちらも活用下さい。http://mitaka-east.com
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【第２回「お金に効く心理学講座」のお知らせ】
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開催日：11月06日（月）18:30〜20:30 1回目
11月20日（月）18:30〜20:30 2回目
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演が付いています。
案内はこちらから ・・・ http://blog.withone-jp.net
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●編集後記
最近ハッとしたセリフ。
「ミスはミスだ！しかし、やったことに自信を持て！」（Ｄｒ．ハウス）
「あなたが優しさを探しているのなら、見つけるのはそんなに難しいこ
とではない」（歌手／ビリージョエル）
読書の秋です。
本、読んでますか？
私は愛読書、スペンサーシリーズの文庫新刊「ハガマガーを守れ！」を
読んでいます。
今回も最後まで読んで頂いてありがとうございました。
ではまた次回、お会いしましょう。
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