メルマガ再録　(2008年6月23日)　第68号

限られた時間内でいかにすればワークの効率を向上できるのかについて考察しています。結局、効率的ワークとは「向上心を持つ!」ということと同義語になるのではないでしょうか?

　　　　　　　　　　　<　効率的ワーク　>

1.はじめに

　今回は、効率的ワーク方法について考えてみます。
　効率的という場合、「限られた時間内で」という前提ですよね。
　時間は、人々に均等に与えられている権利です。
　しかし、なかなか有効に使っている人は少ないようです。
　では今回は、どうすればその時間内でワークの効率を向上できるのかに
ついて考察してみましょう、

2.効率的ワークの必要性

　そもそも、「時間を有効に活用する必要があるのか?」という命題につ
いて考えてみます。
　「別に、そんなに気張らなくてもいいじゃんか!」という考え方もあり
ますね。スローライフというか、まったりと過ごしたいという方、またそ
ういう時間は、それはそれで良いでしょう。
　しかし一般的にいって、サラリーマンや美容師さんなどにとって、仕事
をしている人は、少なからず、いや必ず効率を考えなければなりません。
　スローライフだって、お花を育てるのに同じ失敗を何回も繰り返すより、
きっちり来年も咲かせるようにする方がいいですよね。
　ということで、どんなケースや場面にしろ、効率的ワークの方法は全て
に必要な要素であるということが言えると思います。

3.有限な人生

　人生は極端に言うと、カウントダウンです。
　有限の中で、自分の与えられた役割を果たすべくこの世に生を受けてき
ているのです。
　これは、まぎれもない、誰もが認めざるを得ない事実です。
　そこには、時間と言うカウントが刻まれています。
　だから、「人生の自分の任務(ミッション)を見つけた人にとってすべ
きことは山とあり、人生はあまりにも短すぎる」といわれるのです。
　逆に、何の目的も持たず、ダラダラと過ごしても一生は一生です。
　あなたはどちらを選びますか?

　おや?　宗教の呼び込みの文句みたいになってきましたね。
　いかん、いかん。

4.効率的ワークのポイント

　まず考えるべきは、「1度あることは2度ある」ということです。
　1度目は、初回なので何が何か分からず、結構あちこちで頭をぶつけて
手間取るものです。
　しかし2回目となると、ストーリーがほぼ分かっているので、スムース
に事が運ぶことになります。
　しか～し、2回目なのに、また1からやっているという光景を見かける
ことがあります。非効率ですよね。
　駄目な人は、また1からやる人です。
　ましな人は、前回のことを覚えていて、対処する人です。
　賢い人は、前回のことを反省してちゃんと記録し、次回に備えて資料化
している人です。
　どうでしょう、「1度あることは2度ある」ということを肝に銘じて、
しっかり基盤固めしながら進むことが大切であるということが分かります
よね。

5.1日の過ごし方

　今日の予定がありますね。
　今日は、これとこれをこなすという1日のラフな目標を立てます。
　目標達成を願うなら、それをやり切るまで寝ないと決めることです。
　しかし、必ず4つの障害が出来ます。
　　　1つ目は、「割り込み」です。
　　　2つ目は、「データ不足」です。
　　　3つ目は、「環境設定」です。
　　　4つ目は、「自分への甘え」です。
　この4つをクリヤーすると、1日の効率が格段に向上します。
　上記内容については、私の個人的内容かも知れないので、読者の方々は
自分に当てはめて考えてくださいね。
　では、この1つづつを検証しましょう。

6.割り込みの対処

　これ、ありますね。
　予定外の仕事が割り込んできて、今日予定していた仕事が進まない。い
らいらしますね。
　これまた都合の悪いことに、割り込み仕事の方が仕事の優先度が高いと
きます。
　しかし、ここはグッと我慢して、その割り込み仕事を先に片付けること
です。
　メールでの依頼も多くあります。
　メールは、とにかく一瞥(いちべつ・さっと見ること)します。
　最優先の割り込みを消化して、今継続中の仕事に戻ります。
　が、ちょっと後でも良いという事は、後回しにします。後回しにした仕
事は、1日の予定を出来るだけ前詰めにして完了させてから片付けます。
　このあたりの優先順位の付け方によって、大きく仕事の効率は変わって
きますのでやってみて下さい。

7.データ不足

　仕事に取り掛かろうとして始めても、どうもはかどらないということが
ありませんか?
　それは、仕事の機が熟していないのです。つま、必要なデータがまだ不
足しているのです。熟していないから食べられない(仕事にならない)の
です。
　そうしたデータ不足を解消するには、日常からそのテーマについて常に
気を配っておかないといけません。
　日常の何気ない中にヒントが落ちていることが多いのです。常に考える
習慣、視点を持つようにしましょう。
　そういう良いクセが身に付くき、真剣にそのテーマを考えていると、脳
が勝手にその情報を探してくれるようになります。
　例えば、「今日の出勤途中に何人の赤い服を着た女性に会いましたか?」
という質問をいきなりされても、面食らって答えられないですよね、
　しかし、「明日朝報告してもらいます」と言われたら、しっかりその課
題を自分が認識すれば、翌朝の朝礼で人数を答えられるということになり
ます。
　もう一つ、妊婦さんに「今日は何人の妊婦さんに会いましたか?」と質
問すると、大概正確な人数を答えます。
　それは、意識せずとも自然と同じ体験をしている人を探しているのです。
　インターネットでの情報検索も欠かせないものです。
　そのようにいろいろな手段を使ってデータを集めますが、データが満た
ってくると、自然とその仕事は効率よくはかどるものです。
　そのあたりに気をつけて、効率的ワークを行いましよう。

8.環境設定

　3つ目は、環境設定です。
　夜遅くなってしんどい時、お昼でも眠い時は仮眠でクリヤーします。
　しんどくてダラダラ仕事してもはかどりません。
　体験上、15分程度の仮眠が有効です。と言っても、昼寝できる環境は
ないでしょうが・・・・・まあ、運転中の休憩は是非お早めに!!
　爪を摘む、ドライアイ対策の目薬を差す、室内の照明・空調を調節する・
資料を揃えるなど、体調管理や仕事の準備に関することは、意外にワーク
の効率に関係しています。
　また、デスク周りの配置を工夫する、ファイリングを明確にする、細か
い連絡系の仕事は先に済ませて置く、なども効率的ワークには欠かせない
要素です。

9.自分への甘え

　そして4つ目は、”まっいっか!”という自分への甘えです。
　例えば、「テレビとの戦い」です。
　面白いお笑い番組やドラマを、途中で見るのを止める勇気はありますか?
　多分、それをするには物凄い勇気と思い切りと、エネルギーがいると思
われます。
　人間は、流されやすいものです。
　学校・会社から宿題を持って帰って、それをしようとしてもなかなかテ
レビを消すことが出来ない。
　風呂に入ることも、億劫(おっくう)になる・・・ありがちです。
　ここで登場する言葉が「克己心」(こっきしん)です。これは「自分の
欲望をおさえる心。自制心。」という意味です。
　その自制する心を持つのはなかなか大変です。
　なので、工夫をすることです。
　まず、TVは録画することです。その間にダッシュで仕事を仕上げます。
　早くそれを見たいので、仕事もはかどるという一石二鳥になるわけです。
　そんな工夫で、自分への甘えを軽く克服しましょう。
　お風呂は、ぶっちぎることです。
　私もお風呂は苦手です。入れば気持ちよいのに、なかなか入るきっかけ
がない。簡単なことなのに出来ない。
　しかし、ここに大変なヒントであります。多分、ここで吹っ切れてサッ
とお風呂に入る克己心が持てる人は、素晴らしい人です。
　さあ、今から、「セルフブッチギリ」をやってみましょう。
　意外に、楽しいですよ。
　この良い例が、中村文昭さんがいう、0.2秒の返事です。
　何を言われても「はい!」の返事を0.2秒でするなんて、ブッチギリ
以外の何ものでもありませんよね。

10.準備と集中と集約

　まとめてみると、効率的ワークを考える場合、準備と集中と集約に尽き
ますね。
　準備はデータ準備、環境設定。
　集中はそれらの具材を使って構想から仕上げまでを一時にやり上げる。
　集約は、整理整頓。つまりノウハウ資産としていかに取り出しやすく再
利用できるようにするかということです。
　これが記録であったりファイリングであったりするわけです。
　ノウハウを資産として残す。これは自分だけのものではなく、次の世代
に受け継いでもらうという意味で、大変有意義なことです。

11.最後に

　今回はデスクワーク中心の考察になってしまいましたが、現場などでは
もっといろいろなことが考えられますね。
　例えば、2～3つ先のことを考えながら動くとか、全体を把握して指示
するとか、予習をしておくとか。
　まあこれも準備を怠らないと言うことでしょうかね。
　結局、効率的ワークを考えるということは「向上心を持つ!」というこ
とと同義語になるのではないでしょうか?
　効率的ワークの心構えとしては、向上心・克己心を持って事に当たると
いうことですね。
　皆さんも、常に効率的ワークを心掛けることにより、人間的な成長もあ
るということを心において日常の仕事に励んでください。

　では、また次回お会いしましょう!